Метод Альпы. Система управления рабочим временем

Вы никогда не опоздаете на поезд, если хотя бы раз в жизни уже опоздали на него.
Дж.К. Честертон

Каждый день на работе Вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок её исполнения

Как не ошибиться при установке сроков выполнения работ?

Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определённой дате и стать предпосылкой другой. Например, ежемесячные отчёты необходимо представлять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом. Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь Вы тоже можете установить себе срок, который покажется Вам реальным, но если Вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдёт.

Основные причины возникновения проблем при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумываясь о смысле происходящего.

Как мне научиться укладываться в намеченные сроки?

Чтобы всегда укладываться в намеченные сроки, в своей работе постарайтесь придерживаться следующих правил:

Когда Вас просят уложиться в какой-то срок, просмотрите свой ежедневник (список) отсроченных дел и определите, сможете ли Вы реально выкроить время, чтобы выполнить работу, не сорвав последнего срока.
Никогда не пользуйтесь фразой “как можно скорее”. Она бессмысленна. Если у Вас полно бумажной работы, помеченной “как можно скорее”, то Вы не знаете, за что браться в первую очередь, и поступаете, как вам вздумается. Всегда указывайте людям конкретные дату и время и обоснование такого срока. (Расскажите, например, о последствиях его срыва. Это будет оценено даже высшим начальством и клиентами).
Получив документ, помеченный “как можно скорее”, позвоните его отправителю и выясните, когда именно вам нужно по нему отчитаться.
То же самое относится и к слову “срочно”. Из какого понятия срочности исходить? Вы не знаете, от чего при этом отталкиваться. Поэтому и здесь также укажите конкретные дату и время, наряду с доводами/последствиями срыва срока. Получив нечто с пометкой “срочно”, позвоните его отправителю и выясните, когда это действительно нужно сделать.
Посылая кому-то документ, который Вы хотите получить обратно или просто получить на него ответ, всегда указывайте срок ответа и, если нужно, причину такого срока.
Оставляя сообщения на автоответчике, указывайте срок выполнения необходимого Вам действия и причину установки такого срока.
Если установлен срок, проконтролируйте выполнение работы заранее (а не в последний момент!). Вы знаете, что не получили результатов работы, и вполне вероятно, что она еще не сделана. “Подгоняя” человека ближе к истечению срока, Вы готовите почву для гнева с вашей стороны и защиты - с его.
Запишите в своем списке отсроченных дел, когда контролировать ход работы до истечения срока ее выполнения.
Устанавливая сроки, давайте людям понять, что Вы будете следить за работой. Это можно сделать вежливо, сказав, к примеру: “Я позвоню вам во вторник, спрошу, как дела (если возникнут сложности) и т.д.”. Мало кто на это обидится. Скорее это будет приветствоваться.

Планирование с помощью метода "Альпы"

Год за годом мы становимся все более подготовленными
для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся?
Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

составление заданий;
оценку длительности планируемых действий;
резервирование времени (в соотношении 60:40);
принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
контроль (учет несделанного).

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
Планирование следующего дня.
Четкое представление о задачах дня.
Упорядочение течения дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема “бумажной” работы.
Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Сокращение помех и нежелательных перерывов.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Улучшение самоконтроля.
Повышение удовлетворенности и мотивации.
Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне;
добавившиеся дела;
сроки, которые надо соблюсти;
периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В - визиты, совещания;

Д - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

С - секретарь;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК - новое помещение для офиса;

П - проект изучения рынка;

ПР - Васильев (письмо);

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности;
подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

П - проект изучения рынка;

В - Иванов (экспертная оценка);

ПК - новое помещение для офиса;

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

“Телефонный блок”:

Т - Шишкин (компьютерная программа);

Т - Кошкин (нехватка персонала);

Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Планирование по системе Франклина

Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время,
ибо это материал, из которого сделана жизнь.
Бенджамин Франклин

Каковы особенности планирования по системе Франклина?

Многие менеджеры и руководители западных компаний с успехом используют систему планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину. Те, кто применяют эту систему на практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды:

Как на практике выглядит процесс «строительства пирамиды»?

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет "познание" и "служение людям", хотя на самом деле для него важны в первую очередь "известность" и "высокий социальный статус"), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.
Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу .
Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны "известность", "власть" и "высокий социальный статус", он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель . Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.
Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 20хх года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми". Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет , задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?" В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев , а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели .
Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?" Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: "Окончить Гарвардский Университет", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как "Подать документы в Гарвардский Университет", "Пройти курсы по подготовке к экзаменам" и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней .
Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на день . Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача "Подать документы в Гарвардский Университет" разбивается на такие подзадачи, как "Выяснить, какие документы и кому надо подать", "Оформить необходимые документы", "Отослать документы" и "Убедиться, что документы получены", каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как конкретно будет выглядеть процедура составления моего ежедневного плана дел по системе Франклина?

В рамках одного дня в системе Франклина используется следующий прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Например, на сегодня у Вас запланированы следующие дела:

Закончить разработку программы стратегического развития для Вашего клиента.
Закончить статью для журнала “Маркетинговые исследования”.
Поздравить сотрудника Вашей фирмы Петрова с днём рождения.
Получить об апрельском семинаре по маркетингу, в котором Вы собираетесь поучаствовать.
Забрать куртку из химчистки.
Ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.

Первая задача является для Вас первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум - завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача - человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день.

Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными - необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если Вы будете слишком заняты и не сможете уделить время этим делам, Вы можете безболезненно отложить их на завтра.

Вторая и пятая задачи являются для Вас малозначительными, (поскольку до срока сдачи статьи еще далеко, а куртка может полежать в химчистке) – можно откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

Закончить разработку стратегического плана развития.
В перерыве поздравить Петрова с днём рождения.
Если успею, получить информацию об апрельском семинаре по маркетингу.
В свободное время закончить статью по маркетингу.
В свободное время забрать куртку из химчистки.
Если успею, ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным - хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно - уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Предусмотрены ли в системе Франклина какие-то специальные формы для ведения записей?

Да, предусмотрены. Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.

Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). Причём, в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач (рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой "A", второстепенные - буквой "B" и маловажные - буквой "C") и для отметки, указывающей статус задачи. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и, обязательно, проверять в конце дня. Завершённые дела рекомендуют отмечать буквой " V ". Отменённые, - по той или иной причине, - буквой " X " (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе "Статус" за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача.

Пример страницы дневника планирования работ по методу Франклина.

Что делать, если мои планы меняются по ходу дня?

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Например, план на день, скорее всего будет изменен Вами в течение дня. В этом нет ничего страшного, наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать Ваши планы.

краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости - корректироваться) не реже одного раза в четыре-шесть месяцев.
генеральный план следует пересматривать раз в год. тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную вами глобальную цель (привлекает ли она вас по-прежнему? не хотите ли вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить записанные вами жизненные ценности.

«Прямое» планирование с помощью картотек и дневников учета времени

На следующей неделе кризисов не будет.
В моем расписании они не предусмотрены.
Генри Киссинджер

Если мне все равно придется постоянно корректировать свои планы, не проще вести «прямой» учет расходуемого времени? Существуют ли такие системы, и какова их эффективность?

Разумеется, подобные системы существуют. Например, среди отечественных специалистов по научной организации труда широко известна система учета времени биолога и математика А.А. Любищева. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет! Подробнее об этой системе Вы можете узнать, обратившись к нашему “ПРАКТИКУМУ”.

В конечном итоге система учета времени А.Любищева обеспечивала ему следующее:

он смог оценить реальное время, которое у него имелось в распоряжении .
имея результаты учета, он мог с высокой степенью точности планировать свое время . Следует отметить, что анализ прошлого опыта позволял А.Любищеву с высокой точностью планировать время для чтения конкретных книг, написания
он смог более эффективно использовать то время, которое обычный человек относят к необходимым потерям . "Утилизация "отбросов времени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным образом в "отбросах времени", - Д.Гранин.
система позволила ему понять и использовать более эффективно изменения своей работоспособности. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я проработаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историческому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь беллетристику", - писал А.Любищев.

Как на практике выглядит учет времени в системах «прямого» планирования?

Исходной точкой для организации времени в системах “прямого” планирования является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием так называемых карточек ежедневного учета времени или “дневников времени”. Пример такой карточки приведен ниже. Другие формы для учета времени Вы найдете в нашем “ПРАКТИКУМЕ”.

Фрагмент карточки ежедневного учета времени

Нужно ли мне записывать в карточку все, чем я занимаюсь в течение дня?

Нет необходимости записывать все, на что уходит Ваше время, просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.

Фиксируйте момент переключения внимания , каким бы кратковременным он ни казался. Например, Вас могут отвлечь коллеги по работе, телефонные звонки, вызов к руководству, незапланированные посетители, срочные совещания и многое другое.

Записывайте эти переключения внимания тогда, когда они происходят . Некоторые ошибочно полагают, что будут все помнить, чтобы провести учет времени в конце рабочего дня. Однако, память – плохой ориентир, поэтому такой подход никогда не дает достаточно информации.

На что еще обратить внимание при заполнении карточки?

Помимо вышеперечисленных, при заполнении карточки учета времени важно придерживаться следующих рекомендаций:

Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня.
Если Вы берете работу на дом, включите в карточку время, затраченное дома.
Делайте Ваши записи кратко, используйте сокращения
Приступая к заполнению карточек, начинайте с колонок “Время” , “Вид деятельности” и “Затраченное время”.
Для заполнения колонки “Приоритет” воспользуйтесь материалами Главы 3.
Колонку “Примечания” Вы сможете заполнить, проанализировав Ваши индивидуальные временные потери.

На мой взгляд, ведение такой системы учета времени имеет большой недостаток – это слишком кропотливая работа.

На самом деле, ведение “карточек времени” займет у Вас не более 5 – 10 минут в день. Если же на это действительно уходит много времени, значит Вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте больше сокращений. Если Вы пользуетесь компьютером, попробуйте ввести туда карточку учета времени в виде электронной таблицы, которая позволит Вам автоматически подводить итог по каждому виду деятельности в конце дня.

Что такое «дневник времени»?

Дневник Времени - это Ваша личная рабочая картотека, в которой сшиты отдельные листы ежедневного учета времени и собрана другая информация, позволяющая Вам эффективно планировать свое время. С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Какова структура типового «дневника времени»?

Обычно “дневник времени” имеет следующую структуру:

Календарная часть.

В эту часть Вы можете “зашить” различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.
Поместите в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
Новые “входящие” дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат. Здесь на соответствующих листках и формулярах Вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

организационные мини-планы;
список дней рождения
сроки проведения всевозможных мероприятий;
листки-памятки и т.д.

Раздел адресов и телефонов. У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

Типичные ошибки при организации планирования времени

Ситуация: “Мне сложно дается планирование времени, потому что я от рождения неорганизованный человек”.

Ошибка: Если Вы не научились самоорганизации в юности, то можете всю жизнь считать себя дезорганизованным человеком. Однако истина заключается в том, что любой человек в любом возрасте может научиться организовывать свое время. Все, что для этого нужно – готовность пойти на перемены в своей жизни, а также знание того, где, когда и как осуществлять эти перемены.

Ситуация: “Я убежден, что планирование времени лишает жизнь элементов непредсказуемости и делает ее рутинной”.

Ошибка: Четкое определение своих целей и приоритетов совсем не означает, что Вас затянет в скучную и предсказуемую рутину. На самом деле, при лучшей организации своего времени, Вы предоставите себе еще больше свободы действий. Например, в жаркий день Вы захотите уйти домой пораньше. Но перед уходом Вам неожиданно напоминают, что нужно закончить отчет, о котором Вы почти забыли. В результате Вы не только не уходите раньше, а еще и задерживаетесь после работы. Если бы сдача отчета была у Вас заранее запланирована, Вы могли бы внести коррективы в свой рабочий график и постараться закончить отчет заранее, чтобы освободить время в конце рабочего дня.

Ситуация: “Чтобы сделать больше, мне надо работать еще усерднее...”

Ошибка: Слишком много работая и перенапрягаясь, Вы не только не повышаете собственную производительность труда, но, скорее всего, еще и снижаете качество работы, на которую тратите столько времени и сил! Научитесь исключать из жизни как можно больше “занятости” и заменять ее работой с самым эффективным использованием времени.

Ситуация: “Все мои цели и планы у меня в голове. Я считаю, что нет необходимости записывать их на бумаге”.

Ошибка: Планы и цели, не изложенные в письменном виде, правильнее считать Вашими намерениями. Ваши стремления необходимо обратить в четко очерченные планы действий, прежде чем их можно будет реализовать. То же самое относится и к постановке целей. Оставаясь запертыми у Вас в голове, они вряд ли будут руководить Вашими действиями изо дня в день.

Ситуация: “Как я могу составить список своих целей, если хочу от жизни так много?”

Ошибка: Действительно, если Вы захотите достичь всех возможных или даже просто всех желаемых целей, Вашей жизни может просто не хватить. Если Вы попытаетесь “объять необъятное”, скорее всего, добьетесь намного меньшего, чем достигли бы, имея меньшее количество четко очерченных целей. Постарайтесь отделить главные цели от второстепенных. Некоторые люди просто не решаются сделать выбор. Как бабочки, они порхают от одного к другому, не позволяя себе задержаться на чем-нибудь достаточно долго, чтобы достичь чего-то. Не совершайте подобной ошибки. Учитесь расставлять приоритеты (об этом можно узнать в Главе 3).

Секрет успеха – в последовательности.
Бенджамин Дизраэли

В ходе работы Вам постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент - это центральная функция управления - ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ.

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Установить приоритетность – означает принять решение о том, каким из задач следует придать первостепенное значение.

Умеете ли вы принимать решения?

Вы видите что-то и спрашиваете «почему?».
А я воображаю то, чего никогда не было,
и тоже спрашиваю «почему не было?».
Бернард Шоу

Как оценить, насколько эффективно я принимаю решения?

Самый простой способ оценить эффективность принятого решения – дождаться его последствий. К сожалению, оценка “по факту” вряд ли поможет Вам что-то изменить, когда уже принятое решение привело к плачевным результатам. Поэтому прежде, чем бросаться разом решать накопившиеся проблемы, постарайтесь задуматься над следующими вопросами:

Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней?
Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?
Уделяю ли я нужное количество времени для подготовки к принятию решения в зависимости от срочности и важности дела?
Часто ли я откладываю принятие решений и выжидаю, пока вопрос разрешится “сам собой”?
Не уделяю ли я слишком много времени мелким незначительным делам или частностям?
Расходуют ли попусту мое время подчиненные?
Предрасположен ли я к тому, чтобы все сделать самому?

Если Вы положительно ответили на поставленные вопросы, скорее всего, у Вас есть проблемы с принятием решений.

Всегда ли руководитель должен незамедлительно принимать решения?

Стараясь сразу принять решения по всем вопросам, с которыми к Вам обращаются, Вы постоянно загоняете себя в угол, взваливая на себя ответственность за все на свете. Такой способ вести дело ни в коем случае нельзя возводить в систему. Совершенно очевидно, что, когда Вы решаете действовать, располагая лишь небольшой частью фактов, этого явно недостаточно! Если дело обстоит именно так, то Вам должно уж очень повезти, в противном случае Вы можете понести невосполнимые потери. Когда Вас снова попросят незамедлительно что-то решить, задайте себе следующие простые вопросы:

Нужно ли вообще решать эту проблему? Подумайте, что произойдет, если этого не делать. Возможно, решение этой проблемы – пустая трата времени, и от нее можно спокойно отказаться.
Должны ли именно Вы решать эту проблему? Почему Вы должны отвечать за все и всех? Может быть, подчиненный, обратившийся к Вам, просто пытается переложить на Вас ответственность, хотя в состоянии сам решить этот вопрос.
Должны ли Вы принимать решение немедленно? Может быть, есть смысл поручить подчиненным собрать дополнительную информацию, чтобы принять более продуманное и взвешенное решение.

Я не принимаю никаких решений, пока не соберу достаточное количество информации. Я правильно поступаю?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, какой объем информации Вы считаете достаточным для принятия решения. Дать ему количественное определение невозможно, но 100% необходимой информации Вам никогда не удастся собрать. Поэтому если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, скорее всего, вы просто боитесь принять решение. Принимайте риск, как неизбежность. Учитесь принимать решения, не имея перед собой всех фактов.

Прежде чем погрузиться в процесс принятия решений, постарайтесь в деталях продумать все шаги этого процесса. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

Четко сформулируйте проблему или задачу, которую вы собираетесь решить.
Определите, насколько срочной и важной является эта задача для вашей компании, отдела, рабочей группы и т.д.
постарайтесь оценить, что даст решение этой задачи лично вам в краткосрочной и долгосрочной перспективе (денежное вознаграждение, повышение по службе, другие возможности).
подумайте, к чему может привести невыполнение этой задачи (потеря выгодного клиента, выплата неустойки, увольнение и т.д.)
оцените, есть ли возможность и смысл перепоручить решение этой задачи кому-то еще.
оцените, какие ресурсы (материальные и людские) вам потребуются для решения поставленной задачи и располагаете ли вы ими.
подумайте, какая информация вам потребуется для решения поставленной задачи.
постарайтесь найти несколько вариантов решения и выбрать наиболее приемлемый.
выбрав один из вариантов, оцените его сильные и слабые стороны.
подумайте, какие последствия будет иметь принятое решение в ближайшей и долгосрочной перспективе.

Анализ приоритетов по Эйзенхауэру

Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные.
Дуайт Эйзенхауэр.

Жизнь предпринимателя такова, что приходится все время «крутиться». Поэтому у меня всегда множество дел, которые надо сделать срочно. Как же с этим справиться?

Прежде всего, важно быть честным перед собой – признать, что все равно на все дела времени не хватит. Но, скорее всего, Вы можете достичь весьма неплохих результатов, хорошо выполняя только некоторую часть дел. Поэтому Вам стоит научиться «сортировать» дела по степени необходимости их выполнения, расставлять приоритеты. Тогда Вы сможете выбирать, какие именно дела стоит сделать за доступное Вам время.

Как научиться расставлять приоритеты, пользуясь методом Эйзенхауэра?

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

	СРОЧНЫЕ ДЕЛА	НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
	I - Срочное и важное	II - Важное, но не срочное
В А Ж Н Ы Е	Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи	Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов
	III - Срочное, но не важное	IV - Не срочное и не важное
Н Е В А Ж Н Ы Е	Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность	Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Срочные/важные дела . Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
Менее срочные/важные задачи . Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.
Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Правило Эйзенхауэра:

от задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!

Обратитесь к материалам нашего «ПРАКТИКУМА» для самопроверки.

Принцип Парето

Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора.
Авраам Линкольн

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

В каких областях может применяться принцип Парето?

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни . Согласно этому принципу:

20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств
20% преступников совершают 80% преступлений
20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия
20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Как «работает» принцип Парето в тайм-менеджменте?

Применительно к практике управления Вашим временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы
80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки
20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Как можно использовать принцип Парето в моем бизнесе?

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).

Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников – стоит ли поощрять их упорно добиваться “идеальных” результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении “хороших” результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации? На что Вы можете повлиять в данной ситуации, чтобы достичь 80-процентного улучшения?

Сначала решите 20% самых важных проблем, а уже потом – 80% второстепенных!

При планировании рабочего дня выделяют следующие типы задач:

«жесткие» задачи - это задачи связанные с конкретным моментом времени (доклад в 12.00).
«гибкие» задачи - это задачи не связанные с конкретным моментом времени (узнать время доклада).
«бюджетируемые» задачи - это задачи, являющиеся крупными по своему объему, наиболее приоритетные, не предусматривающие жесткого времени для их исполнения, но требующие большого временного ресурса (подготовиться к докладу - 4 часа).

Как планировать рабочий день?

1 шаг. «Жесткие» задачи планируйте на сетке времени. Например, если вы планируете несколько встреч, предусматривайте временные резервы («буферные» зоны) между ними на различные непредвиденные обстоятельства.

2 шаг. Подготовьте полный список «гибких» задач (как правило, в ежедневнике это делается справа относительно сетки времени).

3 шаг. Приоритетные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, следует выделить (подчеркиванием, цветом). С них необходимо начинать выполнение «гибких» задач. Таковыми задачами могут быть:

уточняющие (задачи, которые организуют рабочий распорядок для себя и подчиненных);
безотлагательные (ключевые для рабочих процессов)
направленные на стратегические цели.

4 шаг. Для «бюджетируемых» задач забронируйте время во временной сетке или в списке «гибких» задач. Запомните: жестко планировать и одновременно бюджетировать более 60-70% времени - нереально!

5 шаг. Если в ходе дня есть свободное время между «жесткими» задачами, его необходимо заполнять. Заполнять это время следует начиная с приоритетных задач.

Пример распределения задач во временной сетке при планировании рабочего для.

	«жесткие»дела	«гибкие»дела

Что такое технология планирования 1-7-365?

Для того, чтобы контролировать все задачи, которые, как правило, имеют разные сроки исполнения, их следует группировать в тематические блоки. Основополагающими позициями для группировки должны быть «день», «неделя», «год». Кроме вышеуказанных позиций можно создавать и другие (например, «проект», «работа»). При использовании электронных систем планирования имеется возможность видеть одну задачу из разных позиций (например, задача относится к группе «проект» и одновременно к группе «неделя»).

Таким образом, в личном планировании важно иметь 3 основные позиции:

День: задачи на сегодня - план всего дня в ежедневнике;

Неделя: задачи, срок исполнения которых приходится на ближайшие неделю-месяц;

Год: все остальные долгосрочные задачи.

Технология планирование рабочего дня 1-7-365 проста:

Вечером, при составлении планов на следующий день, необходимо просматривать раздел «неделя». Все задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день».
Один раз в неделю, при составлении планов на следующую неделю, следует просматривать раздел «год», откуда все актуальные задачи переписываются в раздел «неделя».

Метод «Альпы»

Метод «Альпы» - система ежедневного планирования, которая широко используется как в Европе, так и в России. Название метода - условное, оно символизирует подъем к намеченным целям - «высотам». Метод «Альпы» представляет собой алгоритм из пяти шагов:

Шаг 1: Задачи

Вечером запишите все задачи, которые необходимо выполнить завтра (или с утра запишите все задачи на сегодня).

рекомендуется иметь 7+/- 2 задачи на день.
задачи на день планируются по технологии 1-7-365 (т.е. задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день»)

Шаг 2: Приоритеты

Как только вы составили список задач, их следует распределить по важности. Как это делать - зависит от вас. Вы можете, например, выделять приоритетные задачи выделять подчеркиванием или цветом, а можете использовать АВС-подход и т.п.

Шаг 3: Время

Затем вам необходимо оценить количество времени, которое потребуется на выполнение каждой из запланированных вами задач. Если эти задачи носят ежедневный шаблонный характер, стоит заранее провести их хронометраж . Здесь главное помнить, что на «жесткие» и «бюджетируемые» задачи не может быть затрачено больше 60-70% времени.

Шаг 4: Рационализация и делегирование

Проанализируйте задачи. Выберите те, которые вы как руководитель (если это позволяет тип организационной структуры ) можете передать на исполнение другим (делегировать), а так же определите, можно ли выполнить задачи быстрее, проще и с наименьшим привлечением ресурсов.

Шаг 5: План дня и контроль

На данном этапе можно формировать жестко-гибкий план дня, приступить к выполнению задач, а так же контролировать их выполнение. В конце рабочего дня примите решения по незавершенным делам - перенесите их на другие дни, отложите или отмените.

Ключевые области

Ключевыми областями называют самые важные сферы жизни, в которых необходимо достичь определенных результатов.

Ключевые области должны периодически пересматриваться.

Нельзя выделять свыше 10 ключевых областей.

Как определить свои ключевые области?

Прежде всего, надо вспомнить и записать все ваши каждодневные дела. Далее их следует поделить на группы таким образом, чтобы каждая из групп объединяла дела, которые связаны между собой или имеют общий признак. Затем эти группы должны получить названия. Таким образом, вы сформировали для себя ключевые области.

Четко сформулируйте для себя наиважнейшие цели в работе и жизни, то есть определите ключевые области на основании своих умений, желаний, взглядов.

Не думайте ни о чем. Запишите свои ключевые области спонтанно.

«Слоновые цели»

Так называемые «слоновые» задачи - это крупные, масштабные задачи, выполнение которых требует очень большого количества времени. Обычно выполнение таких задач не приносят видимых результатов до их выполнения. Поэтому именно эта категория дел часто откладывается «на потом».

Как достигать «слоновых» целей?

Применять SMART-технологию при формулировке целей.

Технология SMART служит для определения критериев качества цели, которых следует придерживаться при целеполагании.

S (Specific) - описание каждой цели должно представлять собой четкий, конкретный результат.

M (Measurable) - каждая цель должна быть измеримой при помощи стандартных процедур измерения и конкретных индикаторов.

A (Agreed) - каждая цель не может быть не согласована с другими целями.

R (Reаlistic) - цель должна быть достижимой.

T (Time related) - каждая цель должна иметь четкое определение во времени, иметь конкретные сроки ее достижения.

Дробить «слона» на логически взаимосвязанные части и вносить их в общий список задач на день.

«Поглощать» «слона» любыми частями, даже если они не имеют логической связи между собой!

Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет несделанного).

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

Планирование следующего дня.

Четкое представление о задачах дня.

Упорядочение течения дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема “бумажной” работы.

Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Улучшение самоконтроля.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне;

добавившиеся дела;

сроки, которые надо соблюсти;

периодически возникающие задачи.

В - визиты, совещания;

Д - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

С - секретарь;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК - новое помещение для офиса;

В - Иванов (экспертная оценка);

П - проект изучения рынка;

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности;

подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Пример:

П - проект изучения рынка;

В - Иванов (экспертная оценка);

ПК - новое помещение для офиса;

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

“Телефонный блок”:

Т - Шишкин (компьютерная программа);

Т - Кошкин (нехватка персонала);

Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

	Часы
П - проект изучения рынка;
В - Иванов (экспертная оценка)



ПР - Васильев (письмо)

Т - Кошкин (нехватка персонала)

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

	Приоритет	Часы	Перепоручения
П - проект изучения рынка;			0,5 часа перепоручается г-ну Х
В -Иванов (экспертная оценка)
ПК - новое помещение для офиса
К - Сидоров (статистика сбыта)
ПР - Васильев (письмо)			Поручается г-ну У
Ч - специальный журнал для менеджеров
Т - Шишкин (компьютерная программа)			Секретарь
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд)

Для того, чтобы грамотно распоряжаться своим временем, вам необходимо знать тайм-менеджмент: методы планирования времени .

Достаточно трудно построить работу с отдачей максимальной пользы. Планирование времени – это не составление списка важных и неотложных дел, это, прежде всего, умение правильно распределить нагрузку. Всем известно, что на составление простого плана уходит порядка 8 минут, но экономится около часа времени. Нужно учесть следующие основные методы планирования:

План обязательно составляется на бумаге или же электронным документом, который будет у вас всегда под рукой. Ни в коем случае не держите план только в своей голове, даже самая маленькая деталь, которую вы можете упустить или забыть, является частью плана;
После каждого часа работы выделяйте около десяти минут на отдых и восстановление сил. Это необходимо, потратив 10 минут, вы при этом сможете восстановить свои силы и продолжить работу в привычном для вас темпе;
При любых обстоятельствах используйте в работе ежедневник, это в разы повысит вашу продуктивность.

Успешное планирование времени означает некие методы планирования, которые вы успешно умеете применять на практике. На сегодняшний день, существует большое множество различных теоретических разработок, мы приведем пример самых эффективных из них:

Метод Альпы
Планирование времени, анализ АВС

Начнем с принципа Парето

Прежде чем заняться планированием времени, учитываете принцип Дисбаланса. Этот метод имеет отношение ко многим экономическим сферам, а состоит он по следующим принципам: 80% ресурсов которые вы затратили, обеспечивают 20% полученного результата, оставшиеся 20% обеспечивают все 80% результата.

Из этого следует, что малая часть времени, ресурсов и усилий, в ответе за наибольшую часть результатов. Ведь только вдумайтесь в цифры, потратив всего 20% своего времени, вы получите 80% результата, внушительные показатели, не правда ли? В основе самих ресурсов могут выступать сотрудники, время или материалы, деньги.

Практическая польза данного принципа состоит в том, что применение его означает сосредоточенность ограниченных ресурсов и средств компании на одном из сегментов работы, а не привычного распыления во всех направлениях и сегментах работы. Метод поможет определить тот сегмент, где можно получить максимально большой результат от прилагаемых усилий и затрат.

Метод Альпы

Для планирования времени эффективно и часто применяют именно этот метод. С помощью него, потратив небольшое количество времени, вы оптимально и максимально эффективно распланируете все важные дела. Принцип его работы состоит в следующем:

1. Обязательно зафиксировать все сроки и дела. Все важные дела, которые не терпят отлагательств и должны быть выполнены в течении дня, нужно обязательно записать в ваш ежедневник или блокнот. Должны быть четко обозначены сроки на выполнение той или иной задачи. Эффективность повысится в разы, если вы подойдете ответственно к этому заданию.

2. Четко определить, сколько может понадобиться времени, на выполнение каждого запланированного задания. При планировании времени учитывайте так же перерывы на отдых между работой, чем точнее вы определите время, тем эффективнее сложится работа.

3. Учет буферного времени. Как бы точно мы не пытались рассчитать время, его уйдет все равно больше, чем мы запланировали. С учетом этого факта, распланируйте время с учетом 70% от всего рабочего времени, это даст вам резерв в случае нехватки основного времени.

4. Расставьте приоритеты важным делам и срочным. Это важнейшая часть плана. Естественно вы не сможете переделать за один день все дела, которые необходимо сделать. Вот почему следует расставить приоритеты по важности дел. Это разумно и целесообразно, выполнение дела, которое не терпит отлагательства, важно в первую очередь, после можно приступить к важному делу, при условии, что оно не является срочным. Расставьте приоритеты всегда по срочности и важности.

Метод планирования времени на основе анализа АВС

Основная суть его заключается в расстановке важных приоритетов:

Наиболее важное дело под отметкой «А». Эти дела самые сложные и трудоемкие их необходимо выполнить первыми.
Дело «В» это важные дела, которые не ограничены конкретными сроками и могут подождать.
Дела под обозначением «С», наименее значимые и выполняются последними.
Метод планирования времени при этом анализе весьма эффективен.

Тайм-менеджмент и методы планирования времени , которые приведены выше, обязательно повысят вашу трудоспособность и эффективность.

Метод "Альпы" относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку продолжительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40)

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет непроизведенного). Рассмотрим их:

Первая стадия планирования по методу «Альпы» - составление задач. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра "План дня" все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

Задачи из списка дел или недельного (месячного) плана;

Невыполненное накануне;

Термины, которых надо придерживаться;

Периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня", например: В - визиты, совещания; Д - делегирование дел; К - контроль; П - в процессе, в деле; ПВ - поездки, командировки; ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка; С - секретарь; Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.). Составленный таким способом список задач на день может выглядеть, например, так:

ПК новое помещение для офиса; В - Шишкин (компьютерная программа);

П - проект изучения рынка;

ПР - Васильев (лист);

После короткого тренировки Вы сможете так составлять список задач, чтобы:

В первом приближении распределять их по приоритетности;

Подразделять их на затяжные и короткие, непродолжительные;

Перепроверять задачи, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).

П - проект изучения рынка;

В - Иванов (экспертная оценка);

ПК - новое помещение для офиса;

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (лист);

"Телефонный блок»:

Т - Шишкин (компьютерная программа);

Т - Кошкин (нехватка персонала);

Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Вторая стадия - определение затрат времени. Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.

После определения списка задач на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Дела	Часы
П - проект изучения рынка;
В - Иванов (экспертная оценка)
ПК - новое помещение для офиса
Ч - специальный журнал для менеджеров
К - Сидоров (статистика сбыта)
ПР - Васильев (лист)
Т Шишкин (компьютерная программа)
Т - Кошкин (нехватка персонала)
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд)
Вместе:

Третья стадия - установление соотношения 60/40.

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного время для неожиданных дел. Если Вы выходите из 10-часового рабочего дня, то это означает, что Вам предстоит охватить планом не более 6:00. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должен составить примерно 5:00.

Если Вы запланировали более 60% своего времени, то следует обязательно довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть или перенесен на следующий день, или вычеркнут вообще, или совершенный за счет сверхурочных рабочих часов.

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить однозначно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Итак, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы заставляете себя заключаться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избегаете от препятствий, если под определенную задачу вы отвели определенное время.

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5 - 6:00. В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом (табл. 4.1.):

Таблица 4.1.

Для этого:

во-первых, установить однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня;

во-вторых, проверьте еще раз скалькульовану Вами потребность во времени, и сократит время на все дела до совсем необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности ее делегирования и рационализации.

И, наконец, на пятой стадии осуществляется контроль за выполнением плана дня и перенос непроизведенного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удалось выполнить, и не все телефонные разговоры могут произойти, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если то же дело Вы переносите многократно, то она становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец решительно ее беретесь и доводите до завершения, или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема решается сама собой.

Составляйте план до начала работы, а именно накануне вечером: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день

Уже на пути домой и на пути на работу утром Ваше подсознание обрабатывает задачи дня и готовит возможные решения. Поскольку формулировка основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день кажется уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Использование метода "Альпы" дает следующие основные преимущества:

Лучшая настройка на будущий рабочий день.

Планирование на следующий день.

Четкое представление о задачах дня.

Составление течение дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема «бумажной» работы.

Принятие решений об установлении приоритетов и о передоверия (делегирование).

Сокращение препятствий и нежелательных перерывов.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Улучшение самоконтроля.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Выигрыш во времени за счет методической организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени.

Total: 0
Вконтакте0
Google+0
ОК0
Facebook0